こんにちは・こんばんは！
皆さんの中で最近、
「仕事が予定通りに終わらない」
「残業が多くなっている」
と感じている方いませんか？
「定時に帰っている人もいるのになぜ自分は残業が多くなっているのか」
解決したい人沢山いらっしゃいますよね。
残業をすると家に帰るのも遅くなって自分の時間を作る時間が減ります。
また、リラックスする時間も無くなるので仕事とプライベートの切り替えが出来なくなってしまいます。
会社から帰る時間が遅くなる日々が続けば体調を崩したり、仕事に対するモチベーションも下がります。
そこで本日は、残業を減らすことにも繋がる、効率の良い働き方についてお話をします！
自分でやろうとしない
まず1つ目は、自分でやろうとしないことです。
簡単な仕事であれば部下に回すのも選択肢の1つですが、それ以外にも理由があります。
それは、
信頼出来る仲間に頼るということです。
人に任せるぐらいなら自分でした方が早いと考える方、実は多いです。
しかし、自分1人で全てやることほど効率の悪いことはありませんし、周りの人の考え方や経験に信頼をしていない証拠にもなります。
あなたの周りにも、必ず意欲的でお互い刺激しあえる仲間はいるはずです。
効率的・刺激的に仕事をこなしたいのであれば、仕事仲間に頼るようにしましょう。
メールの確認は頻繁にしない
会社の多くが、仕事でメールを多用することがほとんどですよね。
連絡を取ったりするのには電話よりもメールの方が手軽です。
しかしメールの確認を頻繁にすると、それまでしていた仕事が中断されてしまうため集中力が切れてしまいます。
佐々木正悟さんという「ハック」ブームの仕掛け人がこのような話をしています。
最近では、ほとんどの連絡や伝達事項をメールで行っているところが多いようですが、このメールを頻繁にチェックすることで、その場の思考は停止、さらに新しい情報が脳内にインプットされ、思考の整理どころではなくなってしまいます。
これでは効率的な仕事はできません。
(引用：名言ライフ)
まさに、当てはまっている人いらっしゃるのではないでしょうか？
メールを頻繁に確認すると頭の中がメールの内容に書き換えられてしまい、別の仕事がおろそかになってしまいますし、せっかくしていた仕事も中断してしまいます。
それを防止するためにも、1つの仕事をしているときはメールは頻繁に確認せずに後でまとめて返すようにしましょう。
会議は端的に
仕事をしていると、会議は付きものですよね。
正直、デスクで出来るような簡単なものから重要な会議まで。
皆さんは会議中に、「その話、今しなくて良いだろ…」って思った経験ありませんか？
「早く終わらせてくれ！」と心の中で叫んでいる人多いはずです。
ビル・ゲイツは会議についてこのように話しています。
たとえばミーティングがあるときには、話すことをきちんと考えていく。
世間話はほとんどしない。
とくに気心の知れた仲間とのミーティングではね。
どこの清算が遅れていてどの経費が高すぎるとかを話し合って、話が終わればそれで終わりにする。
１日２４時間では処理しきれないほど難問があるのだから、無駄にしている暇はない。
(引用：リーダーたちの名言集 ビルゲイツの名言)
まさにビル・ゲイツのいう通り、話すことはビシッと決めておいてそれ以外のことは話さないのが非常に効率的です。
雑談は仕事終わりに出来るわけですから、会議中はいかに端的に話を進められるかに注力しましょう！
デスクは常に綺麗に
皆さんは、職場のデスク綺麗にしていますか？整理整頓は出来ていますか？
なぜこの質問をしたかというと、仕事をする上でデスクを綺麗にしておくことは基本中の基本で、しかも重要だからです。
人間は視界に様々な物が溢れていると、つい周りに目がいってしまいます。
「あ、あれもやらないといけなかった！」
「書類整理しないと！」
と、今している作業を中断して別の作業を始めてしまう方、きっと心当たりがあると思います。
デスクを整理整頓するのも仕事の1つです。
常に綺麗にしておけば作業効率も上がりますし、「あれ、どこ置いたっけ…」と物を無くしたり探したりする必要も無くなります。
散らかっている人がいる人は、始業前に必ずデスクを綺麗にする癖を付けましょう◎
そしてもう1つ大事なのが、書類や資料は置きっ放しにしないことです。
後で使うからとデスクに放置しておくと、どんどん机の上が山積みになっていきます。
自分の仕事への集中力を下げないためにも、使わないときは仕舞うことを心がけましょう。
仕事に優先順位をつける(パレートの法則)
皆さん、パレートの法則を知っていますか？
イタリアの経済学者であるヴィルフレド・パレートが発見した原理です。
80対20の法則とも言われていて、
全体の2割の要素が全体の8割を生み出しているという法則で、仕事にも適用出来る考え方です。
私たちは、仕事をするときにどれから始めるかを考えてから作業をしますが、まず最初に始める仕事が自分にとって優先すべきものかどうかを考えていないことが多くあります。
まず、仕事を始めるときには以下のポイントで考えてみましょう。
- 緊急性の高いものはあるのか？
- 自分じゃなくても出来る仕事はないか？
- 短時間で終わる仕事・時間がかかる仕事はどれか？リスト化出来ているか？
- 全体の成果を生み出すのに必要なタスクはどれか？
仕事をするときは、「緊急性と重要性で考えろ」と聞いたことがある人は沢山いるはずです。
確かにそうなのですが、
より仕事を早く終わらせたいなら、優先度と合わせてどれくらいの効果が出るのか考えた方が効率的です。
優先順位を付けて、早く終わりそうなもの(簡単)・時間がかかりそうなもの(難しさ)をまず考えましょう！
そしてその中で、効果が上がりそうなものを優先的に進めた方が成果が出やすく仕事の効率も上がります。
全体の2割の要素が全体の8割を生み出しているわけですから、いかにその2割の仕事を最優先で取り組むかということが重要になってきます。
仕事を始めるときは、必ず先ほど挙げた4つのポイントを踏まえてリスト化しましょう！
まとめ
本日は、仕事を効率的にするポイントを5つ挙げました！
基本的なものから、これから挑戦した方が良いことまでご説明しました。
私たちは、毎日色々な仕事を任されます。
しかし、全ての仕事が必ずしも自分にとって重要なものとは限りません。
自分の担当以外の業務であったり、他の人でも出来る仕事であったり…
そのような業務は効率を悪くしますので、必ず自分にとって優先順位が高いものは何かを考えて仕事終わりや1日の始めにリスト化しましょう！
難易度を付けるのも大切です！
そして皆さん、PCのショートカットキーも活用してみましょう！
ネットに色々載っていますので、調べて使いましょう。
少しの時間でも積み重なったら膨大な時間になります。
ぜひ、次の出勤日から取り組んでみましょう◯
